Konstruktywny feedback: najlepsze sposoby jego przekazywania i otrzymywania (2023)

Wiele słyszymy o znaczeniu dawania i otrzymywania konstruktywnej informacji zwrotnej w miejscu pracy – nie bez powodu.

Dla liderów, którzy chcą poprawić produktywność swojego zespołu, jest to jeden z najważniejszych aspektów ich pracy. Dla pracowników, którzy chcąuczyć się i rozwijaćumiejętności osobistych i zawodowych, ważne jest, aby pomóc im zobaczyć, na jakim etapie się znajdują.

Jednak przekazywanie i otrzymywanie informacji zwrotnej lub krytyki, nawet jeśli ma ona dobre intencje i jest konstruktywna, dla wielu osób może stanowić nie lada wyzwanie. Chociaż większość z nas powiedziałaby, że wolimy pozytywne i pomocne informacje zwrotne, inni, bardziej uznani eksperci w swojej dziedzinie, mogą preferować opinie negatywne lub korygujące.

Jeśli jesteś odbiorcą informacji zwrotnej, możesz czuć się bezbronny: „Oto mój menedżer wskazuje, co robię źle i mówi mi, co muszę zrobić, aby poprawić swoją pracę”. Trudno nie postrzegać negatywnej lub korygującej informacji zwrotnej jako osobistego ataku na Twój charakter, etykę pracy, intelekt lub wiedzę. Upadek z kołka jest trudny do zniesienia dla każdego.

I odwrotnie, jeśli jesteślideri czujesz, że musisz odbyć „jedną z tych rozmów”, to nigdy nie jest dobre uczucie. Powiedzenie bezpośredniemu podwładnemu czegoś, czego prawdopodobnie nie chce usłyszeć, jest trudne. Jednak konstruktywna informacja zwrotna to jeden z najskuteczniejszych sposobów, w jaki ludzie mogą nauczyć się stawać lepszymi.

Spis treści

Czym jest konstruktywny feedback?

Różnica między krytyką a konstruktywną krytyką

Przykłady konstruktywnego feedbacku

10 sposobów przekazywania konstruktywnej informacji zwrotnej

Dowiedz się, jak otrzymywać konstruktywną informację zwrotną

Przekazywanie informacji zwrotnej pracownikom zdalnym

Wniosek

Czym jest konstruktywny feedback?

Konstruktywna informacja zwrotna to wskazówki mające na celu poprawę, podniesienie poziomu, skorygowanie lub w inny sposób pomoc pracownikowi w rozpoznaniu jego słabości w celu rozwoju na jego stanowisku. Może być realizowany odgórnie, oddolnie lub peer-to-peer i ma pomóc odbiorcy osiągnąć pozytywne wyniki i zająć się obszarami wymagającymi poprawy.

Jeśli zostanie zrobione prawidłowo, konstruktywna informacja zwrotna może poprawić morale pracowników, utrzymać ich zaangażowanie i poprawić relacje między współpracownikami.

Różnica między krytyką a konstruktywnym feedbackiem

Musimy rozwikłać kilka kluczowych różnic między krytyką a konstruktywną informacją zwrotną. Chociaż obie formy mają na celu podważenie twoich pomysłów i umiejętności, jedna jest bardziej bolesna niż druga. Z drugiej strony,krytyka jest oceną, negatywnie oceniający i często oskarżycielski. Jest to bardziej destrukcyjny sposób potępiania kogoś za jego dostrzeżone wady, niż ich naprawianie.

Jak możesz sobie wyobrazić (lub doświadczyłeś na własnej skórze), krytyka w miejscu pracy nie jest zbyt dobrze przyjęta. Rzeczy, za które możemy krytykować ludzi w miejscu pracy, choć konkretne, często nie dają się zastosować. Są albo zbyt niejasne, albo zbyt duże, aby można było sobie z nimi poradzić w codziennym środowisku zawodowym.

I to jest zasadnicza różnica między tymi dwiema formami. Dobra konstruktywna informacja zwrotna opiera się na konkretnych, konkretnych przykładach i oferuje remedium na dostrzegany problem. Dla odbiorcy jest to raczej korzystne niż uwłaczające.

Przykłady konstruktywnego feedbacku

Przygotowując sesję konstruktywnej informacji zwrotnej, starannie dobieraj słowa. Nie chcesz podważać czyjejś godności i zmuszać jej do obrony, rzucając mocne oskarżenia. Świetnym sposobem na osiągnięcie tego jest unikanie komunikatów typu „ty” i zastąpienie ich stwierdzeniami „ja”, aby zaznaczyć swoje osobiste obserwacje. Oto kilka przykładów konstruktywnych informacji zwrotnych, dzięki którym możesz zająć się wspólnymi tematami:

1. Złe zarządzanie czasem

Krytyka:W tym miesiącu spóźniłeś się na to spotkanie trzy razy z rzędu.

Przykład konstruktywnej informacji zwrotnej: Zauważyłem, że ostatnio spóźniasz się na spotkania. Wiem, że w tym kwartale jest więcej pracy, ale musisz być na bieżąco z projektami. Czy mogę Ci w czymś pomóc w zarządzaniu czasem?

2. Złe nastawienie

Krytyka:Ostatnio jesteś bardzo negatywny i to demoralizujące dla zespołu.

Przykład konstruktywnej informacji zwrotnej:Cieszę się, że znajdujemy czas, aby się zameldować, ponieważ brakuje mi Twojego zwykle pozytywnego, wesołego siebie! Jak się czujesz i czy mogę w czymś pomóc?

3. Brak dbałości o szczegóły

Krytyka: Błędy się zdarzają, ale to przeoczyłeś i jest to niedopuszczalne.

Przykład konstruktywnej informacji zwrotnej: Chcielibyśmy uniknąć pewnych słabych punktów w naszych nadchodzących projektach. Z przyjemnością przygotuję krótką i szczegółową listę kontrolną wszystkich Twoich materiałów, aby mieć pewność, że niczego nie przeoczymy. Mamy nadzieję, że to zadziała i będziemy mogli ponownie przyjrzeć się temu procesowi za miesiąc.

Przyjrzyjmy się, jak możemy ulepszyć sposób dawania i otrzymywania konstruktywnych informacji zwrotnych.

10 sposobów przekazywania konstruktywnej informacji zwrotnej

1. Ustal, czy jest to konieczne

Przygotowując się do przekazania konstruktywnej informacji zwrotnej, musisz ocenić, czy jest to naprawdę konieczne. To, co jednego dnia może wydawać się rażącym problemem z wydajnością, następnego dnia może zostać rozwiązane samodzielnie. Na przykład, jeśli jeden z Twoich pracowników spóźnił się kilka dni z rzędu i przeprosił lub podał powód, nie zakładaj automatycznie, że jest to obecnie powracający problem wymagający surowej rozmowy i szybkiego działania. Twoja część.

Cofnij się o krok i ustal, czy problem, słabość lub wynik warte są sesji informacji zwrotnej. Jeśli tak nie jest, możesz narazić się na ryzyko niepotrzebnego stresu odbiorcy.

Innym sposobem podejścia do tego problemu jest określenie celu, jaki chcesz osiągnąć w rozmowie. Czy spodziewasz się, że później zmienią swoje zachowanie? Czy będzie to produktywna rozmowa, czy nie? Oto pytania, które warto sobie zadać, zanim zaczniesz zajmować się konkretnymi sprawami.

2. Przygotuj się wcześniej i nadaj ton

Aby informacje zwrotne były konstruktywne, musisz przytaczać konkretne przykłady i przekazywać je tak ostrożnie i taktownie, jak to tylko możliwe. Odrabianie pracy domowej oznacza poznanie tajników sytuacji, zanim rozpoczniesz tę trudną rozmowę.

Ponieważ konstruktywna informacja zwrotna prawdopodobnie nie powinna być dostarczana spontanicznie, oznacza to, że musisz się wcześniej przygotować. Zbierz fakty i wykorzystaj przykłady (zarówno pozytywne, jak i negatywne), statystyki i inne możliwe do sprawdzenia dowody, aby uzasadnić swoje twierdzenia na temat konkretnego zachowania danej osoby.

3. Oceń siebie i swoje zaangażowanie

Zastanów się, czy odgrywasz rolę w rozwiązaniu tego problemu. Czy starasz się obiektywnie ocenić osobę, której będziesz przekazywać informację zwrotną? Oznacza to wyeliminowanie jakiejkolwiek możliwości wypowiadania się na podstawie osobistych uczuć i zachowanie bezstronności w stosunku do wpływu zadania i samej pracy.

Twoja opinia powinna być szczera i autentyczna, podobnie jak Twoja oferta pomocy. Czy istnieją możliwości lepszego wsparcia i umożliwienia im osiągnięcia większego sukcesu? Jeśli tak, oceńcie sprawę jako zespół, zamiast wskazywać palcami na jednego współpracownika.

4. Przemyślcie rozwiązania problemu

Czy możesz poprowadzić tę osobę do rozwiązania problemu, a jeśli tak, czy jest to produktywna odpowiedź? Jeśli dana osoba zastosuje się do sugestii, czy dla niej (i dla Twojej relacji w pracy) będzie to lepsze?

Staraj się być przy tej osobie, jeśli Cię potrzebuje, gdy pracuje nad przezwyciężeniem słabości i rozwojem w swojej roli.

Kiedy zauważymy coś niepokojącego, naszą instynktowną reakcją jest często krytyka, nawet nie biorąc pod uwagę istniejących wysiłków w celu rozwiązania problemu. Kiedy tylko możemy, bardzo ważne jest przekazywanie informacji zwrotnej i dzielenie się praktycznymi radami, które pomogą danej osobie znaleźć w pracy lepsze rozwiązania. W przeciwnym razie zamieni się to po prostu w destrukcyjny feedback.

5. Skoncentruj się na pracy, a nie na osobie

Kiedy przekazujesz konstruktywną informację zwrotną, chcesz pokazać osobie, że jesteś po to, aby jej pomóc, a nie ją poniżać. Przekazując swoją opinię, pamiętaj o określeniu charakteru problemu wyłącznie w kategoriach zawodowych, powołując się na prawdziwe przykłady.

Oznacza to unikanie wspominania o cechach osobowości lub charakteru i zamiast tego jasne wyjaśnienie, że jest to możliwy do rozwiązania problem związany z pracą, w rozwiązaniu którego chcesz im pomóc. Nie chcesz, aby Twoja dobra wola została odebrana jako osobisty atak lub stronnicza opinia.

6. Znaj właściwy czas i miejsce na zajęcie się daną sytuacją

Jeśli chodzi o opinie lub elementy działań związane z konkretnym projektem, nie czekaj dni lub tygodni, aby przekazać komuś opinię na temat jego pracy. Konstruktywna rozmowa będzie miała sens tylko wtedy, gdy oboje macie świeżą sprawę. Mów o wyzwaniach, procesach i pomysłach, które warto wziąć pod uwagę w przyszłych projektach, gdy odniesienie jest wciąż na pierwszym miejscu.

Chcesz także unikać dostarczania publicznych komentarzy w ustawieniach grupy, takich jak spotkania zespołu. Może to sprawić, że pracownicy poczują się upokorzeni, jeśli otrzymają negatywną opinię w obecności innych członków zespołu. Jak mówi złota zasada, chwal publicznie, ale krytykuj prywatnie.

7. Zachowaj profesjonalizm i szczerość

Jest ważne bybądź przejrzysty w swoich intencjachwspierać. Otrzymywanie konstruktywnej informacji zwrotnej, zwłaszcza zawierającej wiele warstw tematów do dyskusji, może być wyczerpujące psychicznie. Kiedy pracownik błędnie zinterpretuje informację zwrotną, poczucie, że jest niezrozumiany, może spowodować, że zamknie się lub poczuje urazę do prezentera.

8. Zrównoważ plus i minus

Zrównoważona perspektywa zapewnia kilka pozytywnych informacji zwrotnych, dzięki którym ludzie wiedzą, co robią dobrze, podczas omawiania spraw, które mogły nie spełnić oczekiwań. Wielu menedżerów lubi korzystać zStruktura burgera z informacją zwrotną(pozytywna informacja zwrotna-negatywna-pozytywna) w celu rozwiązania problemów, jednocześnie motywując swoich pracowników do utrzymywania istniejących mocnych stron.

9. Przygotuj plan gry i postępuj zgodnie z nim

Teraz, gdy zaoferowałeś już pozytywną, konstruktywną informację zwrotną, podsumuj elementy działania i zaoferuj, że odbiorca będzie odpowiedzialny. Mamy nadzieję, że jesteś na tej samej stronie, jeśli chodzi o przyszłe oczekiwania, więc pomóż im ustalić kolejne kroki, wyznaczyć cele i sprawdzić ich postępy. Jeśli możesz kogoś mentorować, musisz to kontynuować, organizując regularne spotkania lub punkty kontaktowe.

10. Nawiąż otwartą, pełną zaufania relację, przyjmując informację zwrotną

Promowanie zdrowej dyskusji jest jednym ze sposobów kultywowaniabezpieczeństwo psychicznew miejscu pracy. Okaż wrażliwość i wzajemność, zapraszając siebie do konstruktywnej informacji zwrotnej. Zaoferowałeś nową perspektywę i cenne wskazówki na temat tego, jak można je ulepszyć. Dlaczego nie poprosić ich o wskazówki dotyczące Twojej pracy?

Przekazywanie informacji zwrotnej pracownikom zdalnym

Ponieważ liderzy nadal pracują nad tym, jak najlepiej nawigować w wirtualnych interakcjach z pracownikami, oto kilka szybkich rzeczy, na które warto zwrócić uwagę:

• Sprawdź swoje uprzedzenia.Liderzy muszą zdawać sobie sprawę, jak zdalne i osobiste interakcje prowadzą do przepaści cyfrowej, gdzie kontakty w biurach są często korzystniejsze.
• Bądź empatycznyi weź pod uwagę wyjątkową sytuację swojego pracownika. Nigdy nie wiadomo, przez co przechodzą ludzie i ich rodziny.
• Wybieraj kanały mądrzei trzymaj się z daleka od tekstu, ponieważ łatwo go błędnie zinterpretować. Staraj się korzystać z synchronicznych narzędzi działających w czasie rzeczywistym, dzięki czemu nie jesteś jedynym mówcą, który ma dostęp do mowy ciała i jest dostępny, aby odpowiedzieć na wszelkie pytania.
• Zwróć szczególną uwagę nabądź szybki i konkretny. Jeśli nie możesz skontaktować się z pracownikiem, skontaktuj się z nim w sprawie tego zadania. Powiąż działania z celami, aby móc ocenić ich realizację.

Dowiedz się, jak otrzymywać konstruktywną informację zwrotną

1. Wiedz, że konstruktywna informacja zwrotna jest dla ciebie dobra

Nie jesteś idealna, nawet blisko. Jesteś człowiekiem i masz skłonność do błędów i słabości, tak jak wszyscy inni. Czasami o tym zapominamy i dlatego od czasu do czasu powinniśmy z radością przyjąć konstruktywną informację zwrotną.

Poza tym rozwój kariery oznacza, że ​​stale uczysz się i rozwijasz nowe (a czasem stare) umiejętności. Konstruktywna informacja zwrotna odgrywa znaczącą rolę w procesie rozwoju. Staraj się więc nie przyjmować zbyt defensywnej postawy.

Jasne, nie będzie wspaniale stawić czoła swoim słabościom w ten sposób, ale ta osoba również wyświadcza ci przysługę, prowadząc cię do rozwiązania, które jest cenniejsze, niż możesz sobie wyobrazić. W wielu przypadkach znamy już problem, ale gdy usłyszymy go z ust kogoś innego, często jest to kop w tyłek, gdy musimy w końcu podjąć działania. W końcu, w miarę postępów w swojej karierze, będziesz regularnie prosić o konstruktywną informację zwrotną!

2. Słuchaj i zadawaj pytania, aby zrozumieć, jak możesz się ulepszyć

Co najważniejsze, słuchaj uważnie otrzymywanych informacji zwrotnych. Rób notatki, jeśli musisz. Zwalcz chęć znalezienia wymówki lub zadania pytania, dopóki rozmówca nie skończy mówić.

Gdy już to zrobią, postaraj się jak najlepiej podsumować na głos zidentyfikowany problem i zadać pytania, aby wyjaśnić szczegóły. Jeśli problem jest uzasadniony – a bądźmy szczerzy, prawdopodobnie tak jest – spróbuj zrozumieć jego zakres i sposoby wspólnego rozwiązania go.

3. Po zakończeniu sesji przekazywania informacji zwrotnej opracuj strategię i podejmij działania

Oznacza to przyjrzenie się przedstawionym faktom, sformułowanemu problemowi i opracowanie sposobu proaktywnej poprawy lub zaradzenia sytuacji. Zanim zaczniesz działać zgodnie ze swoim planem, podziel się nim ze swoim menadżerem lub inną osobą, która przekazała Ci opinię, aby sprawdzić, czy można go ulepszyć. Gdy Twój plan będzie gotowy, zacznij działać!

Wniosek

Konstruktywna informacja zwrotna jest w rzeczywistości kamieniem węgielnym dobrze zorganizowanej relacji pracownik-menedżer. Idealnie byłoby, gdyby ta relacja umożliwiała komunikację zwrotną w obie strony. Należy pamiętać, że nauka i rozwój to proces ciągły dla nas wszystkich, bez względu na poziom w organizacji czy status w danej dziedzinie. Przyjmuj konstruktywne uwagi, a zajdziesz daleko!